mailbox

Je mailbox leegmaken en leeg houden? Het kan! (Ook als je een hekel hebt aan mails.)

Ik heb een hekel aan een volle mailbox. En ik ben ook geen fan van mails.

Gevolg? Ik kijk niet snel genoeg naar mijn mails. En ik laat mijn mailbox overvol lopen waardoor ik soms belangrijke zaken mis.

Freespiration draait om het vinden van meer tijd om de dingen te doen die je wél graag doet. Tijd dus om hier iets aan te veranderen!

Volle mailboxen zijn niet te omzeilen maar er zijn wel methodes om de mailbox wat minder vol te maken. Ik zocht en vond manieren om die mailbox slimmer en efficiënter aan te pakken.

Er bestaan een aantal trucjes om de berichtenstroom in te perken.

Het zou handig zijn als er gewoon minder mails in de inbox zouden belanden. Dus daar gaan we mee starten.

Schrijf je uit

In je mailbox vind je ongetwijfeld mails die jou weinig interesseren. Vaak gaat het om reclame of om nieuwsbrieven waar je op een onbewaakt moment voor inschreef. Kijk na of er een manier is om te vermijden dat er in de toekomst nog meer volgen. Schrijf je dus uit. 

Dat doe je zo:

  • Stap 1: Open de mail en scroll naar helemaal onderaan.
  • Stap 2: Daar vind je een link om je uit te schrijven. Die link is meestal goed verborgen en in piepkleine lettertjes.
  • Stap 3: Schrijf je uit.

De mogelijkheid om je uit te schrijven is wettelijk verplicht. Staat die knop er niet dan is het spam. Met een klik op de rechterknop van je muis kan je die mail als spam markeren. In de toekomst zal een dergelijke mail onmiddellijk in je spambox terecht komen.

Stuur minder mails

Per verstuurde mail krijg je er anderhalve terug. Het komt er dus op aan om goed na te denken voor je zelf een mail verstuurt.

En wil je niet in een lawine aan mails terecht komen? Gebruik dan geen cc en antwoord niet aan iedereen.  

Maak de inbox overzichtelijk

Na het verwijderen en voorkomen van mails, blijft er nog een hoop over waar je ook effectief wat mee moet gaan doen.

Gebruik de mogelijkheden van je mailprogramma

In heel wat mailprogramma’s vind je allerlei functionaliteiten om de berichtenstroom overzichtelijker te maken.

Ik ben erg fan van het groeperen van de mails.

Dat doe ik:

  • op conversatie/volgens gesprek. Op die manier staan de mails die samen horen bij elkaar.
  • op datum. Dan krijg je van die handige tussentitels.

Jammer genoeg vind je deze functies nog niet in het mailprogramma van Smartschool.

Maak mapjes in je mailbox

Je hebt in je klas toch ook verschillende ringmappen? Wel, dat is ook handig in je mailbox.

Ik heb drie grote delen. Dus 3 dikke virtuele ringmappen:

  1. Inbox
  2. To do
  3. Bewaren

In map 2 en 3 zijn er onderverdelingen in kleinere mapjes. Een beetje zoals tussenschotten in een ringmap.

Nu komt het erop aan om wat discipline te kweken

Tijdig die mailbox openen en opruimen, dus.

Ik doe het zo. Met wat in de inbox staat, probeer ik onmiddellijk iets te doen: verwijderen, beantwoorden of parkeren in map 2 of 3.

Meer lezen?

strategischlui.nl

Getting things done – David Allen

 

Heb jij ook een hekel aan mail(boxen)? Welk systeem heb jij om de mails de baas te blijven?